Mutarea într-o altă țară, începerea unui nou loc de muncă sau înscrierea la o universitate din străinătate vin aproape întotdeauna cu o listă de documente. Diplome, certificate, adeverințe, cazier judiciar, documente medicale sau acte de stare civilă pot ajunge să fie solicitate de instituții, angajatori sau universități.
Una dintre cele mai frecvente greșeli este însă traducerea tuturor documentelor înainte de verificarea cerințelor exacte.
În funcție de țară și de instituția destinatară, unele acte pot necesita doar traducere, altele traducere autorizată, iar în anumite situații pot fi necesare și formalități suplimentare.
Începe cu lista oficială de documente
Înainte de a trimite un dosar la traducere, primul pas ar trebui să fie verificarea listei furnizate de instituția care urmează să primească actele.
De exemplu, pentru înscrierea la o universitate pot fi solicitate diploma și foaia matricolă, dar nu neapărat toate certificatele obținute anterior.
În cazul unui loc de muncă, angajatorul poate avea nevoie de diploma de studii, de anumite calificări profesionale sau de cazier, fără să solicite traducerea altor documente personale.
Traducerea doar a documentelor necesare poate reduce atât costurile, cât și timpul de pregătire a dosarului.
Traducere autorizată, legalizare și apostilă – trei lucruri diferite
Termenii sunt frecvent confundați.
O traducere autorizată este realizată de un traducător autorizat și poate fi solicitată pentru documente care urmează să fie prezentate oficial.
Legalizarea notarială reprezintă o procedură distinctă și poate fi necesară în anumite situații.
Apostila este, de asemenea, o formalitate separată, utilizată pentru anumite documente atunci când acestea trebuie recunoscute într-un alt stat.
Faptul că un document trebuie tradus nu înseamnă automat că trebuie și legalizat sau apostilat.
De aceea este important să se afle exact ce solicită instituția destinatară înainte de începerea procedurilor.
Persoanele care nu sunt sigure ce variantă este necesară pot solicita o verificare preliminară de la un birou specializat, precum LexiTrad, înainte de a trimite documentele pentru traducere.
Diplomele și documentele de studii necesită atenție
Pentru studii sau recunoașterea calificărilor profesionale în străinătate pot fi solicitate mai multe tipuri de documente:
- diplome;
- foi matricole;
- suplimente la diplomă;
- certificate de absolvire;
- adeverințe eliberate de instituțiile de învățământ;
- documente privind calificările profesionale.
În astfel de cazuri, traducerea trebuie să păstreze cu atenție denumirile instituțiilor, calificările, disciplinele studiate și informațiile administrative din documentul original.
O formulare inexactă poate crea dificultăți atunci când documentul este analizat de o universitate sau de o instituție care verifică echivalarea studiilor.
Și documentele medicale pot necesita traducere
O altă categorie importantă este reprezentată de documentele medicale.
Românii care urmează un tratament în străinătate sau persoanele care au fost tratate într-o altă țară pot avea nevoie de traducerea unor:
- scrisori medicale;
- rezultate ale analizelor;
- diagnostice;
- recomandări medicale;
- bilete de externare;
- documente necesare pentru decontări sau asigurări.
În cazul acestor documente, terminologia trebuie redată cât mai precis, deoarece informațiile pot fi utilizate ulterior de medici, clinici sau asiguratori.
Documentele pot fi analizate și înainte de deplasarea la sediu
Digitalizarea a simplificat considerabil procesul de solicitare a unei traduceri.
În multe cazuri, documentele pot fi trimise inițial în format scanat sau fotografiate clar pentru evaluare. Astfel, persoana poate afla ce documente pot fi traduse, costul aproximativ și termenul de realizare înainte de a se deplasa.
Acest lucru este util mai ales pentru cei care locuiesc în alt oraș sau se află deja în străinătate.
Pentru cei care caută traduceri autorizate în Cluj-Napoca, transmiterea inițială a documentelor online poate simplifica pregătirea dosarului și permite clarificarea cerințelor înainte de începerea lucrării.
Verifică și forma în care trebuie predus documentul
Nu este suficient să afli ce documente sunt solicitate. Trebuie verificat și modul în care acestea trebuie prezentate.
O instituție poate accepta documentele electronic, în timp ce alta poate solicita exemplare fizice. Unele instituții acceptă copii, altele solicită documente originale sau anumite forme de certificare.
Înainte de traducere merită clarificate patru întrebări simple:
Ce documente trebuie traduse?
În ce limbă trebuie traduse?
Este suficientă traducerea autorizată sau sunt necesare formalități suplimentare?
Documentele trebuie depuse fizic sau electronic?
Răspunsurile la aceste întrebări pot evita costuri inutile și întârzieri.
Un dosar bine pregătit începe înainte de traducere
Atunci când o persoană se pregătește pentru studii, muncă sau o procedură administrativă în altă țară, tentația este să înceapă cât mai repede traducerea tuturor documentelor disponibile.
O abordare mai eficientă este inversă: întâi se verifică cerințele, apoi se aleg documentele necesare și abia după aceea se realizează traducerea.
Câteva minute petrecute pentru verificarea cerințelor pot economisi zile de întârziere și costuri suplimentare.